Experiences, perspectives, and advice for using virtual interviews in post-graduate trainee selection: a national survey of CCFP (EM) program directors.

OBJECTIVE: Due to the COVID pandemic, restrictions were put in place mandating that all residency interviews be transitioned to a virtual format. Canadian CCFP(EM) programs were among the first to embark on this universal virtual interview process for resident selection. Although there have been several recent publications suggesting best practice guidelines for virtual interviews in trainee selection, pragmatic experiences and opinions from Program Directors (PDs) are lacking. This study aimed to elicit the experiences and perspectives of CCFP(EM) PDs after being amongst the first to conduct universal virtual interviews in Canada. METHODS: A 17-item online survey was created and distributed to all CCFP(EM) PDs (n = 17). It explored the virtual interview format employed, perceived advantages and disadvantages of a virtual configuration, confidence in determining a candidate's rank order, and PD preference for employing a virtual interview format in the future. It also elicited practical advice to conduct a smooth and successful virtual interview day. RESULTS: The survey response rate was 76.5% (13/17). Nine respondents (69.2%) agreed that the virtual interview format enabled them to confidently determine a candidate's rank order. With respect to preference for future use of virtual interviews, 23.1% agreed, 38.5% disagreed and 38.5% neither agreed nor disagreed. Inductive thematic analysis of free text responses revealed themes related to virtual interview advantages (time, financial, and resource costs), disadvantages (difficulty promoting smaller programs, getting a 'feel' for candidates and assessing their interpersonal skills), and practical tips to facilitate virtual interview processes. CONCLUSION: Once restrictions are lifted, cost-saving advantages must be weighed against suggested disadvantages such as showcasing program strengths and assessing interpersonal skills in choosing between traditional and virtual formats. Should virtual interviews become a routine part of resident selection, the advice suggested in this study may be considered to help optimize a successful virtual interview process.

RéSUMé: OBJECTIF: En raison de la pandémie de COVID-19, des restrictions ont été mises en place pour obliger toutes les entrevues de résidence à passer à un format virtuel. Les programmes canadiens CCMF(MU) ont été parmi les premiers à se lancer dans ce processus universel d'entrevue virtuelle pour la sélection des résidents. Bien qu'il y ait eu plusieurs publications récentes suggérant des lignes directrices de pratiques exemplaires pour les entrevues virtuelles dans la sélection des stagiaires, les expériences et les opinions pragmatiques des directeurs de programme (DP) font défaut. Cette étude visait à recueillir les expériences et les points de vue des DP du CCMF(MU) après avoir été parmi les premiers à mener des entrevues virtuelles universelles au Canada. MéTHODES: Une enquête en ligne de 17 questions a été créée et distribuée à tous les DP du CCMF(MU) (n=17). Elle a exploré le format d'entretien virtuel employé, les avantages et inconvénients perçus d'une configuration virtuelle, la confiance dans la détermination de l'ordre de classement d'un candidat, et la préférence des DP pour l'emploi d'un format d'entretien virtuel à l'avenir. Elle a également permis de recueillir des conseils pratiques pour mener à bien une journée d'entretiens virtuels. RéSULTATS: Le taux de réponse à l'enquête a été de 76,5 % (13/17). Neuf répondants (69,2 %) ont convenu que le format d'entretien virtuel leur a permis de déterminer avec confiance l'ordre de classement d'un candidat. En ce qui concerne la préférence pour l'utilisation future des entrevues virtuelles, 23,1 % étaient d'accord, 38,5 % étaient en désaccord et 38,5 % n'étaient ni d'accord ni en désaccord. L'analyse thématique inductive des réponses en texte libre a révélé des thèmes liés aux avantages des entretiens virtuels (coûts en temps, en argent et en ressources), aux inconvénients (difficulté à promouvoir les petits programmes, à se faire une idée des candidats et à évaluer leurs compétences interpersonnelles) et aux conseils pratiques pour faciliter les processus d'entretien virtuel. CONCLUSION: Une fois les restrictions levées, les avantages liés à la réduction des coûts doivent être mis en balance avec les inconvénients suggérés, tels que la mise en valeur des points forts du programme et l'évaluation des compétences interpersonnelles, lors du choix entre les formats traditionnels et virtuels. Si les entretiens virtuels devaient devenir un élément de routine dans la sélection des résidents, les conseils suggérés dans cette étude pourraient être pris en compte pour aider à optimiser un processus d'entretien virtuel réussi.

Resident recruitment in the COVID-19 era: factors influencing program ranking by residents applying to a family medicine-emergency medicine training program.

OBJECTIVE: The COVID-19 pandemic has created numerous unique challenges for the recruitment of prospective trainees. Cancellation of visiting electives and in-person interviews created challenges for programs to showcase elements that have been shown to influence applicants' program selection, including geographical considerations and program collegiality. Novel strategies have been recommended and employed to facilitate candidate recruitment, but it is unclear how influential such strategies are on candidates' program ranking. It is also unclear what factors influence program selection among CCFP(EM) candidates. We sought to evaluate the impact of novel recruitment strategies on applicants' ranking of the University of Ottawa CCFP(EM) program and determine factors which were most influential in applicants' first-choice program selection. METHODS: An online survey was distributed to all candidates (n = 127) who applied to the University of Ottawa CCFP(EM) program. The survey instrument included 33 items. Respondents were asked to rate on a 3-point scale how influential specific recruitment strategies were on their ranking of our program and the influence of different training factors on their selection of first-choice program. RESULTS: The survey response rate was 27% (34/127). Recruitment strategies rated as most positively influential included virtual one-on-one meetings with program directors (100%), virtual Q&A sessions (77.8%), virtual communication with chief residents (73.3%), and a mailed personalized recruitment package (72.2%). The top factors influencing applicants' first-choice program selection included: collegiality between faculty and residents (96.4%); level of responsibility given to residents (96.4%); support within the program (96.4%); and procedural opportunities within the program (96.3%). CONCLUSION: Facilitating virtual personal interaction with program leadership is highly influential in how CCFP(EM) candidates rank programs. CCFP(EM) candidates value characteristics of a training program over the geographical location and available amenities. Program leaders should consider these findings when recruiting prospective candidates.

RéSUMé: OBJECTIF: La pandémie de COVID-19 a créé de nombreux défis uniques pour le recrutement de stagiaires potentiels. L'annulation des stages optionnels et des entrevues en personne a créé des difficultés pour les programmes de présenter des éléments qui se sont avérés influer sur la sélection des programmes des candidats, y compris les considérations géographiques et la collégialité du programme. De nouvelles stratégies ont été recommandées et utilisées pour faciliter le recrutement des candidats, mais on ne sait pas dans quelle mesure ces stratégies influent sur le classement des programmes des candidats. On ne sait pas non plus quels facteurs influencent la sélection des programmes parmi les candidats au CCFP(EM). Nous avons cherché à évaluer l'impact de nouvelles stratégies de recrutement sur le classement des candidats du programme CCFP(EM) de l'Université d'Ottawa et à déterminer les facteurs qui ont eu le plus d'influence sur la sélection du programme de premier choix des candidats. MéTHODES: Un sondage en ligne a été distribué à tous les candidats (n = 127) qui ont postulé au programme CCFP(EM) de l'Université d'Ottawa. L'instrument d'enquête comprenait 43 points. Les répondants devaient évaluer sur une échelle de 3 points l'influence de stratégies de recrutement spécifiques sur leur classement de notre programme et l'influence de différents facteurs de formation sur leur choix du programme de premier choix. RéSULTATS: Le taux de réponse au sondage était de 27% (34/127). Les stratégies de recrutement jugées les plus influentes sont les réunions virtuelles en tête-à-tête avec les directeurs de programme (100%), les séances virtuelles de questions-réponses (77,8%), la communication virtuelle avec les chefs résidents (73,3%) et l'envoi par courrier d'un dossier de recrutement personnalisé (72,2%). Les principaux facteurs influençant le choix du programme de premier choix des candidats comprenaient: la collégialité entre le corps professoral et les résidents (96,4%); le niveau de responsabilité donné aux résidents (96,4%); le soutien au sein du programme (96,4%); et les possibilités de procédures au sein du programme (96,3%). CONCLUSION: Faciliter l'interaction virtuelle personnelle avec le leadership du programme a une grande influence sur la façon dont les candidats du CCFP(EM) classent les programmes. Les candidats CCFP(EM) valorisent les caractéristiques d'un programme de formation plutôt que à l'emplacement géographique et les commodités disponibles. Les chefs de programme devraient tenir compte de ces constatations lorsqu'ils recrutent des candidats éventuels.